Gần 90% doanh nghiệp trên toàn thế giới đã bắt đầu chuyển đổi số với các cấp độ khác nhau như nghiên cứu, tìm hiểu, triển khai thực hiện. Chuyển đổi số đã thực sự đem lại những thay đổi nhanh chóng về chất trong nội tại doanh nghiệp và tổ chức.

Theo Gartner: “Chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới”. Chuyển đổi số là một quá trình hành trình của Doanh nghiệp và tổ chức, và thường được chia theo ba cấp độ:

• • • Số hoá dữ liệu (Digitization)
    • Số hóa quy trình (Digitalization)
    • Số hoá tổ chức, chuyển đổi số toàn diện (Digital transformation)

1. Số hoá dữ liệu – Digitization 

Đây là giai đoạn đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số. Nó liên quan đến việc chuyển đổi thông tin và dữ liệu từ hình thức vật lý (giấy tờ, hồ sơ, tài liệu in) thành dạng số hóa. Mục tiêu chính ở đây là làm cho dữ liệu dễ dàng quản lý, truy cập và chia sẻ. Số hoá dữ liệu giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào các tài liệu vật lý, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất trong việc tìm kiếm và sử dụng thông tin.

Một số lưu ý cần đặc biệt quan tâm trong giai đoạn số hóa dữ liệu:

• Xác định các loại thông tin và dữ liệu quan trọng cần được chuyển đổi từ hình thức vật lý sang dạng số hóa.
• Chọn các công cụ và phương pháp phù hợp để chuyển đổi dữ liệu, bao gồm quét ảnh, quá trình OCR (nhận dạng ký tự quang học), và nhập liệu thủ công nếu cần.
• Tiến hành xử lý dữ liệu để cải thiện độ chính xác và đảm bảo tính toàn vẹn. Sau đó, lưu trữ dữ liệu số hóa một cách an toàn và có tổ chức.

2. Số hoá quy trình – Digitalization 

Giai đoạn này tập trung vào việc áp dụng công nghệ số hóa để cải thiện và tối ưu hóa các quy trình làm việc trong tổ chức. Điều này có thể bao gồm sự tự động hóa các bước trong quy trình, sử dụng phần mềm và ứng dụng để theo dõi và quản lý công việc, cải thiện tương tác giữa các bộ phận và người dùng thông qua các nền tảng trực tuyến, và nâng cao khả năng kiểm soát và theo dõi quy trình.

Các công việc chủ yếu của giai đoạn số hóa quy trình này bao gồm:

• Đánh giá các quy trình hiện tại để xác định các bước có thể được tự động hóa hoặc tối ưu hóa bằng công nghệ.
• Chọn các phần mềm và công cụ phù hợp để tự động hóa các bước trong quy trình, như hệ thống quản lý quy trình (BPM), hệ thống quản lý tài liệu (DMS), và các ứng dụng doanh nghiệp.
• Triển khai phần mềm và công cụ đã chọn, sau đó cấu hình chúng để phù hợp với quy trình kinh doanh cụ thể.

Đào tạo nhân viên về cách sử dụng các công cụ mới và cách làm việc với các quy trình tự động hóa. Tích hợp các hệ thống khác nhau để dữ liệu và thông tin có thể trôi chảy một cách mượt mà.

3. Chuyển đổi số toàn diện - Digital Transformation

Giai đoạn này là mục tiêu cuối cùng của quá trình chuyển đổi số. Đây là quá trình cải thiện sâu rộ, liên quan đến tất cả khía cạnh của tổ chức, từ cách họ tương tác với khách hàng đến cách họ quản lý tài sản và nguồn lực.

Chuyển đổi số toàn diện đòi hỏi sự thay đổi về văn hóa tổ chức, cách thức làm việc và tư duy kinh doanh. Điều này có thể bao gồm việc phát triển các dịch vụ hoặc sản phẩm mới dựa trên công nghệ, tạo ra các trải nghiệm tương tác tiên tiến với khách hàng thông qua nền tảng số, và thay đổi cách thức ra quyết định dựa trên dữ liệu và phân tích.

• Định rõ mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số, xác định cách công nghệ sẽ được sử dụng để tạo ra giá trị cho tổ chức.
• Tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ mới dựa trên công nghệ số hóa, như ứng dụng di động, nền tảng trực tuyến hoặc giải pháp IoT (Internet of Things), AI, Big Data…
• Tái thiết kế các quy trình kinh doanh để tận dụng tối đa công nghệ số hóa, cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa hiệu quả.
• Thúc đẩy sự chấp nhận và thích nghi với sự thay đổi, tạo môi trường khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong tổ chức.
• Theo dõi hiệu suất và phản hồi từ khách hàng, áp dụng dữ liệu để liên tục cải tiến quá trình chuyển đổi số và tạo ra giá trị mới.

Quy trình triển khai chuyển đổi số trong doanh nghiệp