CHÍNH SÁCH BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN TRONG TUYỂN DỤNG, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

1. GIỚI THIỆU VỀ CHÍNH SÁCH

Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hoạt động tuyển dụng, quản lý và sử dụng lao động này (sau đây gọi tắt là “Chính sách này”) được xây dựng với mục đích tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân và dựa trên các yêu cầu về luật định của Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (có hiệu lực từ 01/01/2026) và các văn bản hướng dẫn. Công ty cổ phần ZME (sau đây gọi tắt là “ZME”) coi việc tuân thủ các quy định này là một nền tảng quan trọng để bảo đảm sự phát triển bền vững và minh bạch trong toàn bộ các hoạt động liên quan đến nhân sự, từ khâu tuyển dụng đến quản lý và sử dụng lao động tại ZME.

Chính sách này quy định cụ thể cách thức ZME thu thập, sử dụng, lưu trữ, xử lý dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu và người lao động nhằm phục vụ các mục đích hợp pháp trong tuyển dụng, quản lý, sử dụng lao động. Chính sách này thay thế cho tất cả các văn bản và hướng dẫn có liên quan (nếu có) trước đây.

2. CÁC KHÁI NIỆM TRONG CHÍNH SÁCH

• 2.1 “Chúng tôi” hoặc “ZME”: là Công ty cổ phần ZME và các công ty thuộc nhóm ZME.
• 2.2 “Công ty thuộc nhóm ZME”: là bất kỳ Công ty con; Công ty liên kết; Công ty mà Công ty Cổ Phần ZME có vốn đầu tư hoặc có quyền kiểm soát, điều hành hoạt động kinh doanh; Công ty có liên quan với ZME trong phạm vi cần thiết để phục vụ mục đích tuyển dụng.
• 2.3 “Ứng viên”: là cá nhân thực hiện việc cung cấp dữ liệu cá nhân cho ZME thông qua các hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp để tìm kiếm cơ hội việc làm, tiếp cận thông tin tuyển dụng, hoặc thực hiện thủ tục dự tuyển vào các vị trí công việc tại ZME. Chủ thể dữ liệu bao gồm cả cá nhân đã hoàn tất hoặc chưa hoàn tất quy trình tuyển dụng.
• 2.4 “Người lao động”: là cá nhân làm việc cho ZME theo thỏa thuận, được trả lương hoặc trợ cấp và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của ZME. Trong phạm vi Chính sách này, Người lao động bao gồm cả nhân sự chính thức, nhân sự trong thời gian thử việc, người học nghề, nhân viên thực tập hoặc làm việc theo các hình thức hợp đồng lao động/thỏa thuận làm việc khác.
• 2.5 “Chủ thể dữ liệu”: là cá nhân được dữ liệu cá nhân phản ánh, bao gồm Chủ thể dữ liệu và Người lao động của ZME.
• 2.6 “Trang web chính thức của ZME”: tức là trang web theo đường dẫn https://zme.com.vn/.
• 2.7 “Dữ liệu cá nhân”: là dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể, bao gồm: dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
• 2.8 “Dữ liệu cá nhân cơ bản”: là dữ liệu cá nhân phản ánh các yếu tố nhân thân, lai lịch phổ biến, thường xuyên sử dụng trong các giao dịch, quan hệ xã hội, bao gồm:
• a. Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có);
• b. Ngày, tháng, năm sinh; ngày, tháng, năm chết hoặc mất tích;
• c. Giới tính;
• d. Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, nơi đăng ký thường trú, nơi đăng ký tạm trú, tình trạng khai báo tạm vắng, nơi ở hiện tại, quê quán, địa chỉ liên hệ;
• e. Quốc tịch;
• f. Hình ảnh của cá nhân;
• g. Số điện thoại, số chứng minh nhân dân, số căn cước công dân, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, số giấy phép lái xe, số biển số xe, số mã số thuế cá nhân, số bảo hiểm xã hội, số thẻ bảo hiểm y tế;
• h. Tình trạng hôn nhân;
• i. Thông tin về mối quan hệ gia đình (cha mẹ, con cái, vợ, chồng, …) và thông tin về tổ chức, cá nhân có liên quan ví dụ như người giám hộ, người phụ thuộc, người đại diện, người ủy quyền, người liên hệ, người tham chiếu, người quản lý cũ, đồng nghiệp cũ …;
• j. Thông tin về tài khoản số của cá nhân;
• k. Các thông tin khác gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể không thuộc quy định tại khoản 2.7 Điều này;
• l. Dữ liệu cá nhân cơ bản khác theo quy định pháp luật tại từng thời điểm.
• 2.9 “Dữ liệu cá hân nhạy cảm”: là dữ liệu cá nhân gắn liền với quyền riêng tư của Chủ thể dữ liệu, khi bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, bao gồm:
• 2.10 “Xử lý Dữ liệu cá nhân”: là hoạt động tác động đến dữ liệu cá nhân, bao gồm một hoặc nhiều hoạt động như sau: thu thập, phân tích, tổng hợp, mã hóa, giải mã, chỉnh sửa, xóa, hủy, khử nhận dạng, cung cấp, công khai, chuyển giao dữ liệu cá nhân và hoạt động khác tác động đến dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật tùy từng thời điểm.

3. LOẠI DỮ LIỆU XỬ LÝ

• 3.1 Dữ liệu cá nhân được xử lý gồm các Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu được ZME thu thập trong quá trình tuyển dụng, thiết lập, duy trì, quản lý, sử dụng lao động, bao gồm các loại dữ liệu sau:
• a. Các Dữ liệu cá nhân cơ bản quy định tại khoản 2.6 Điều 2 của Chính sách này; và
• b. Các Dữ liệu cá nhân nhạy cảm quy định khoản 2.7 Điều 2 của Chính sách này.
• 3.2 Bằng việc cung cấp Dữ liệu cá nhân cho ZME, Chủ thể dữ liệu cam kết và đảm bảo rằng toàn bộ dữ liệu được cung cấp:
• a. Không thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật hiện hành; không thuộc trường hợp bị cấm thu thập, chuyển giao hoặc tiết lộ trừ khi có sự cho phép bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• b. Không thuộc phạm vi bí mật gia đình của gia đình Chủ thể dữ liệu, mà Chủ thể dữ liệu chưa được tất cả các thành viên của gia đình cho phép tiết lộ cho ZME; và
• c. Không thuộc phạm vi bí mật kinh doanh của bất kỳ cá nhân, tổ chức khác; hoặc
• d. Không có Dữ liệu cá nhân của các đối tượng khác mà Chủ thể dữ liệu không có quyền hợp pháp được phép tiết lộ, cung cấp.

4. MỤC ĐÍCH XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Dữ liệu cá nhân theo Điều 3 trên có thể được ZME thu thập, xử lý cho một hoặc nhiều mục đích sau:

• 4.1 Mục đích tuyển dụng (áp dụng với Ứng viên):
• a. Đánh giá mức độ phù hợp của Ứng viên đối với vị trí công việc đang tuyển dụng tại ZME;
• b. Để liên hệ hoặc liên lạc với Ứng viên để sắp xếp phỏng vấn, kiểm tra năng lực và thông báo kết quả tuyển dụng;
• c. Xác minh tính chính xác của các thông tin, bằng cấp, chứng chỉ mà Ứng viên đã cung cấp;
• d. Đánh giá trải nghiệm của Ứng viên với quy trình tuyển dụng;
• e. Lưu giữ hồ sơ để xây dựng nguồn dữ liệu ứng viên tiềm năng cho nhu cầu nhân sự trong tương lai của ZME;
• f. Để thực hiện các hoạt động quảng bá liên quan đến các chương trình tuyển dụng của ZME.
• 4.2 Mục đích quản lý và sử dụng lao động (áp dụng với Người lao động):
• a. Giao kết và thực hiện hợp đồng: Phục vụ việc soạn thảo, ký kết và thực thi các điều khoản trong hợp đồng/thỏa thuận, phụ lục, thỏa thuận bảo mật và các thỏa thuận khác liên quan đến quan hệ lao động;
• b. Quản trị nhân sự: Thực hiện chấm công, quản lý nghỉ phép, đánh giá kết quả công việc (KPI), đào tạo, quy hoạch nguồn nhân sự, bổ nhiệm, điều động hoặc thực hiện quy trình kỷ luật lao động (nếu có);
• c. Tiền lương và phúc lợi: Tính toán và chi trả tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp; thực hiện các chế độ đãi ngộ, phúc lợi bổ sung theo chính sách của ZME;
• d. Nghĩa vụ tài chính và bảo hiểm: Thực hiện thủ tục kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân; đăng ký và đóng các loại Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp cho Người lao động theo đúng quy định pháp luật;
• e. An toàn và sức khỏe: Quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe định kỳ và đảm bảo các điều kiện về an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc;
• f. Quản trị vận hành và an ninh: Cấp phát và quản lý tài khoản email công vụ, quyền truy cập hệ thống công nghệ thông tin, tài khoản nhân viên; giám sát an ninh tại nơi làm việc thông qua hệ thống camera và kiểm soát ra vào bằng dữ liệu sinh trắc học.
• g. Liên lạc khẩn cấp: Liên hệ với người thân của Người lao động trong các trường hợp khẩn cấp, thiên tai, dịch bệnh hoặc các tình huống bất khả kháng khác.
• 4.3 Thực hiện nghĩa vụ pháp lý và tuân thủ chung (áp dụng với Người lao động):
• a. Thực hiện báo cáo định kỳ hoặc đột xuất cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (Sở Nội vụ, Cơ quan Thuế, Bảo hiểm xã hội, Công an…).
• b. Phục vụ hoạt động thanh tra, kiểm tra, kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập.
• c. Phục vụ lập hồ sơ dự thầu, chứng minh năng lực nhân sự theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, thủ tục hành chính theo quy định pháp luật hoặc để phối hợp triển khai các dự án kinh doanh mà Chủ thể dữ liệu được phân công tham gia.
• d. Giải quyết các tranh chấp lao động, khiếu nại, tố tụng hoặc yêu cầu pháp lý từ phía cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• e. Các mục đích khác mà ZME đã thông báo và được Chủ thể dữ liệu đồng ý hoặc theo quy định cụ thể của pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân.

5. XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN CỦA TRẺ EM, NGƯỜI BỊ MẤT HOẶC HẠN CHẾ NĂNG LỰC HÀNH VI DÂN SỰ, NGƯỜI CÓ KHÓ KHĂN TRONG NHẬN THỨC, LÀM CHỦ HÀNH VI

ZME không thu thập hoặc duy trì bất kỳ Dữ Liệu Cá Nhân hoặc thông tin nào từ bất kỳ Chủ thể dữ liệu là trẻ em dưới 16 tuổi hoặc người bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, cũng như bất kỳ phần nào trên Trang web của ZME cũng không hướng đến Chủ thể dữ liệu là trẻ em dưới độ tuổi 16 hoặc người bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi. ZME sẽ gỡ bỏ và/hoặc xóa mọi Dữ Liệu Cá Nhân mà ZME tin rằng đã được gửi bởi bất kỳ Chủ thể dữ liệu là trẻ em nào dưới 16 tuổi hoặc người bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

Trường hợp đặc biệt phải thu thập dữ liệu Chủ thể dữ liệu là trẻ em hoặc người bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi (nếu có), ZME sẽ yêu cầu sự đồng ý của người giám hộ, người đại diện theo pháp luật theo luật định.

6. CÁCH THỨC XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

• 6.1 Cách thức thu thập
• Trong phạm vi pháp luật cho phép và dựa trên sự đồng ý của Chủ thể dữ liệu, Dữ liệu cá nhân được thu thập trực tiếp từ Chủ thể dữ liệu trong các trường hợp sau:
• a. Từ hồ sơ và biểu mẫu nhân sự: Thông qua hồ sơ ứng tuyển, lý lịch tư pháp, các tài liệu, chứng từ Chủ thể dữ liệu cung cấp để phục vụ việc giao kết hợp đồng lao động, tờ khai thông tin nhân sự, cũng như các biểu mẫu, thỏa thuận phát sinh trong suốt quá trình làm việc tại ZME.
• b. Từ trang web chính thức của ZME và hệ thống nội bộ: Chúng tôi có thể thu thập Dữ liệu cá nhân khi Chủ thể dữ liệu truy cập trang web chính thức của ZME hoặc sử dụng bất kỳ tính năng, tài nguyên nào có sẵn trên hoặc thông qua trang web chính thức của ZME. Khi Chủ thể dữ liệu truy cập trang web chính thức của ZME, ZME thu thập thông tin về thiết bị và trình duyệt của Chủ thể dữ liệu (chẳng hạn như loại thiết bị, hệ điều hành, loại trình duyệt, cài đặt trình duyệt, địa chỉ IP, cài đặt ngôn ngữ, ngày và giờ kết nối với trang web và các thông tin liên lạc kỹ thuật khác). Ngoài ra, dữ liệu phát sinh khi Chủ thể dữ liệu đăng nhập, thao tác trên các phần mềm quản trị nhân sự, mạng nội bộ, và việc sử dụng các công cụ làm việc (như email công vụ, thiết bị cấp phát) do ZME quản lý.
• c. Từ các trao đổi, liên lạc với Chủ thể dữ liệu: Chúng tôi có thể thu thập Dữ liệu cá nhân thông qua tương tác giữa Chúng tôi và Chủ thể dữ liệu (gặp trực tiếp, qua thư, điện thoại, trực tuyến, hệ thống tổng đài, liên lạc điện tử hoặc bất kỳ phương tiện nào khác) bao gồm cả các cuộc khảo sát Chủ thể dữ liệu;
• d. Từ mạng xã hội/ kênh mạng xã hội: Là các mạng xã hội, kênh mạng xã hội của ZME và/hoặc các mạng xã hội do ZME hợp tác với các đối tác. Khi Chủ thể dữ liệu truy cập các mạng xã hội này, ZME có thể thu thập Dữ liệu cá nhân thông qua việc Chủ thể dữ liệu công khai thông tin trong hồ sơ và/hoặc các thiết lập đăng tải khác dưới các hình thức: bài đăng, hình ảnh, đoạn ghi âm, ghi hình, các tệp đính kèm, … phù hợp với quy định pháp luật như cung cấp lựa chọn cho phép Chủ thể dữ liệu từ chối thu thập và chia sẻ tệp dữ liệu; cung cấp lựa chọn “không theo dõi” hoặc chỉ được theo dõi hoạt động sử dụng mạng xã hội khi có sự đồng ý của Chủ thể dữ liệu, …;
• e. Từ các thiết bị an ninh, ghi âm, ghi hình và sinh trắc học: Từ các thiết bị ghi âm, ghi hình được đặt tại trụ sở, công trình hoặc nơi thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh của ZME mà Chủ thể dữ liệu gặp, xuất hiện hoặc tương tác với ZME. Việc đặt các thiết bị này nhằm mục đích xử lý dữ liệu mà ZME đồng ý, góp phần bảo vệ trật tự an ninh, an toàn. Đồng thời, ZME thu thập dữ liệu sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt) thông qua hệ thống kiểm soát ra vào và thiết bị chấm công để quản lý kỷ luật lao động.
• ZME cũng có thể thu thập Dữ liệu cá nhân gián tiếp từ Chủ thể dữ liệuthông qua các nguồn thông tin công khai, chính thống; hoặc thông qua việc nhận chia sẻ, chuyển giao dữ liệu cần thiết từ các công ty con, doanh nghiệp thành viên, đối tác mà họ thu thập được trong quá trình hợp tác với ZME để cung cấp dịch vụ tuyển dụng cho Chủ thể dữ liệu và được Chủ thể dữ liệu cho phép chia sẻ, chuyển giao.
• 6.2 Cách thức lưu trữ
• Dữ liệu cá nhân được lưu trữ tại Việt Nam tại hệ thống cơ sở dữ liệu của ZME hoặc tại bất cứ đâu mà chúng tôi hoặc các chi nhánh, công ty con, công ty liên kết, đối tác hoặc nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi có cơ sở.
• Dựa trên sự đồng ý Chủ thể dữ liệu, trong quá trình Chủ thể dữ liệu truy cập trang web chính thức của ZME, chúng tôi cũng có thể lưu trữ thông tin tạm thời qua cookie, clickstream hoặc các công cụ lưu trữ dữ liệu duyệt website tương tự để lưu trữ những dữ liệu mà máy chủ web trong miền có thể truy lại.
• 6.3 Chuyển giao, chia sẻ dữ liệu
• Tùy từng trường hợp, chúng tôi có thể là Bên Kiểm soát Dữ liệu cá nhân hoặc Bên Kiểm soát và xử lý Dữ liệu cá nhân.
• Trong phạm vi pháp luật cho phép, Chủ thể dữ liệu hiểu rõ rằng ZME có thể xử lý, chia sẻ, cung cấp hoặc chuyển giao Dữ liệu cá nhân nhằm các mục đích được đề cập tại Điều 4 với các tổ chức, cá nhân dưới đây:
• a. Các công ty thuộc nhóm ZME: ZME có thể chia sẻ Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu với các công ty thuộc nhóm ZME khi được yêu cầu để thực hiện các quy trình như: tiến hành báo cáo trên phạm vi hệ thống hoặc đưa ra các quyết định về tuyển chọn hoặc thăng chức.
• b. Các đối tác, Chủ đầu tư và Nhà thầu phụ: ZME có thể cung cấp các thông tin cần thiết về hồ sơ năng lực, bằng cấp, chứng chỉ và kinh nghiệm làm việc của Chủ thể dữ liệu cho các Đối tác, Chủ đầu tư hoặc Nhà thầu phụ có liên quan. Việc này nhằm mục đích lập hồ sơ dự thầu, chứng minh năng lực nhân sự theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hoặc để phối hợp triển khai các dự án kinh doanh mà Chủ thể dữ liệu được phân công tham gia.
• c. Các bên cung cấp dịch vụ: các đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho ZME như: đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhân sự, ngân hàng, công ty bảo hiểm, cơ sở y tế, và các đơn vị cung cấp dịch vụ khác.
• d. Bên xử lý Dữ liệu cá nhân:ZME có thể thuê các đơn vị cung cấp dịch vụ để giúp ZME xử lý Dữ liệu cá nhân. Các bên thứ ba này có thể được quyền truy cập hoặc đơn thuần là lưu trữ Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu, nhưng ZME đảm bảo về mặt hợp đồng rằng toàn bộ các bên thứ ba phải xử lý Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu một cách an toàn, đảm bảo tính bảo mật.
• e. Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền: ZME có thể được yêu cầu chia sẻ Dữ liệu cá nhân theo lệnh hoặc yêu cầu từ Tòa án, hoặc các bên tham gia tố tụng hoặc Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; hoặc tuân thủ các yêu cầu theo luật định; hoặc để thực hiện nghĩa vụ đối với Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
• Chúng tôi sẽ sử dụng các biện pháp bảo mật cần thiết để đảm bảo việc chuyển giao/chia sẻ Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu đảm bảo an toàn thông tin, không bị lộ, lọt dữ liệu và yêu cầu các bên tiếp nhận Dữ liệu cá nhân sẽ có biện pháp bảo mật dữ liệu.
• 6.4 Cách thức mã hóa
• Dữ liệu cá nhân thu thập được mã hóa theo các tiêu chuẩn mã hóa phù hợp khi cần thiết trong quá trình lưu trữ hoặc chuyển giao dữ liệu, để đảm bảo các dữ liệu được bảo vệ, xác thực, toàn vẹn và không thể bị thay đổi sau khi đã được gửi đi.
• 6.5 Cách thức xóa dữ liệu
• Khi Chủ thể dữ liệu có yêu cầu hợp lệ, chúng tôi sẽ tiến hành xóa Dữ liệu cá nhân với toàn bộ Dữ liệu cá nhân mà Chủ thể dữ liệu đã cung cấp và/hoặc chúng tôi thu thập được trong quá trình tuyển dụng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác và một số trường hợp không thể thực hiện được như sau:
• a. Pháp luật quy định không cho phép xóa dữ liệu hoặc yêu cầu bắt buộc phải lưu trữ dữ liệu;
• b. Dữ liệu cá nhân đã được công khai theo quy định pháp luật;
• c. Dữ liệu cá nhân được xử lý để lập hồ sơ dự thầu, các báo cáo điều hành, báo cáo chuyên ngành theo quy định của pháp luật, quy định nội bộ của ZME;
• d. Dữ liệu cá nhân được xử lý để bảo vệ tính mạng, sức khỏe, danh dự, nhân phẩm, quyền, lợi ích hợp pháp của chủ thể dữ liệu cá nhân hoặc người khác trong trường hợp cấp bách; bảo vệ quyền hoặc lợi ích chính đáng của ZME, của người khác hoặc lợi ích của Nhà nước, của cơ quan tổ chức một cách cần thiết trước hành vi xâm phạm lợi ích nói trên;
• e. Việc thực hiện yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu dẫn tới Chủ thể dữ liệu không thể tuân thủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng hoặc gây khó khăn, cản trở việc thực hiện quyền, nghĩa vụ pháp lý của ZME, bên xử lý dữ liệu cá nhân của ZME theo quy định;
• f. Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

7. NGUYÊN TẮC BẢO MẬT DỮ LIỆU CỦA ZME VÀ HẬU QUẢ, THIỆT HẠI KHÔNG MONG MUỐN CÓ KHẢ NĂNG XẢY RA

• 7.1 Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu được bảo mật theo Chính sách này và quy định pháp luật. Các biện pháp, nguyên tắc, quy định pháp luật và quy định nội bộ của ZME.
• 7.2 ZME luôn coi trọng quyền riêng tư và nỗ lực bảo mật, bảo đảm an toàn các Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu và ZME luôn cố gắng đảm bảo tính bảo mật, an toàn, tuân thủ pháp luật, hạn chế các hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra. ZME đã và đang áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo vệ dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu (bao gồm cả những chủ thể có liên quan của Chủ thể dữ liệu) và trách nhiệm bảo mật Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu là yêu cầu bắt buộc ZME đặt ra cho toàn thể cán bộ nhân viên. ZME thực hiện trách nhiệm bảo vệ Dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật hiện hành với các phương pháp bảo mật phù hợp theo quy định pháp luật, thông lệ thị trường và thường xuyên xem xét, cập nhật các biện pháp quản lý và kỹ thuật khi xử lý Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu (nếu có).
• 7.3 Chủ thể dữ liệu hiểu rằng việc cung cấp và chấp thuận cho ZME sử dụng, xử lý Dữ liệu cá nhân sẽ luôn tồn tại những rủi ro tiềm tàng như rủi ro rò rỉ một phần Dữ liệu hoặc việc xử lý dữ liệu chưa phù hợp, kịp thời, có thể phát sinh từ các nguyên nhân như: lỗi của hệ thống, đường truyền, sự kiện bất khả kháng, virus, tấn công mạng hoặc lỗi phần cứng, phần mềm, các hành động, thao tác của Chủ thể dữ liệu hoặc bất kỳ bên thứ ba nào khác ảnh hưởng đến việc cung cấp và xử lý Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu…. Các rủi ro có thể phát sinh như việc Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu có thể bị lộ hoặc bị đánh cắp bởi một bên khác dẫn đến việc các Dữ liệu cá nhân này có thể được sử dụng vào những mục đích không mong muốn hoặc nằm ngoài tầm kiểm soát của ZME và Chủ thể dữ liệu gây ra những tổn thất cả về vật chất và tinh thần. Do đó, việc truy cập và sử dụng trái phép, mất mát, rò rỉ hoặc hủy hoại Dữ liệu Cá nhân có thể xảy ra. Trong những trường hợp này, Chủ thể dữ liệu đồng ý rằng ZME sẽ được miễn trừ trách nhiệm đối với những hậu quả và/hoặc thiệt hại không mong muốn.
• 7.4 ZME và Chủ thể dữ liệu đều cần nhận biết rằng không gian mạng (Internet) không phải là một môi trường an toàn tuyệt đối và không thể đảm bảo tuyệt đối rằng Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu được chia sẻ bằng Internet sẽ luôn được bảo mật. Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu được truyền tải khi Chủ thể dữ liệu sử dụng Internet do Chủ thể dữ liệu chịu trách nhiệm và Chủ thể dữ liệu chỉ nên sử dụng các hệ thống an toàn để truy cập trang tin điện tử, ứng dụng hoặc thiết bị. Ngoài nỗ lực bảo vệ Dữ liệu cá nhân của ZME, Chủ thể dữ liệu cũng phải có trách nhiệm bảo mật thông tin xác thực truy cập của mình cho từng trang tin điện tử, ứng dụng, nền tảng và bảo vệ thiết bị, tài khoản giao dịch, các yếu tố bảo mật, thông tin đăng nhập tài khoản của chính mình và thông báo ngay cho ZME nếu có phát hiện có các hành vi lạm dụng, sử dụng trái phép.

8. THỜI GIAN BẮT ĐẦU VÀ THỜI GIAN KẾT THÚC VIỆC XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

• 8.1 Dữ liệu cá nhân được xử lý kể từ thời điểm chúng tôi nhận được Dữ liệu cá nhân và chúng tôi đã có cơ sở pháp lý phù hợp để xử lý dữ liệu theo quy định pháp luật.
• 8.2 Trong phạm vi pháp luật cho phép, việc xử lý Dữ liệu cá nhân sẽ kết thúc khi thuộc một trong các trường hợp sau, tùy thời điểm nào đến trước:
• a. ZME đã hoàn thành toàn bộ các mục đích xử lý dữ liệu đã được thông báo và thỏa thuận với Chủ thể dữ liệu tại Điều 4 của Chính sách này.
• b. Chủ thể dữ liệu có yêu cầu rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân và yêu cầu này không vi phạm nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
• 8.3 Thời hạn lưu trữ dữ liệu sau khi kết thúc xử lý: Sau khi kết thúc việc xử lý, ZME sẽ thực hiện lưu trữ dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, thuế, bảo hiểm và kế toán:
• a. Đối với Dữ liệu cá nhân của Ứng viên không trúng tuyển: ZME sẽ thực hiện xóa, hủy thông tin đã cung cấp của người dự tuyển ngay sau khi kết thúc đợt tuyển dụng. Trừ trường hợp Ứng viên đồng ý cho ZME sử dụng Dữ liệu cá nhân cho mục đích lưu giữ hồ sơ để xây dựng nguồn dữ liệu ứng viên tiềm năng cho nhu cầu nhân sự trong tương lai của ZME, ZME sẽ thực hiện lưu trữ dữ liệu trong thời hạn 02 năm kể từ ngày kết thúc đợt tuyển dụng.
• b. Đối với Dữ liệu cá nhân của Người lao động: Khi chấm dứt quan hệ lao động, việc xử lý dữ liệu (cho mục đích công việc hàng ngày) sẽ kết thúc. Tuy nhiên, tôi đồng ý thỏa thuận rằng ZME có quyền giữ lại và lưu trữ các dữ liệu nhân sự cốt lõi (như: thông tin nhân thân, lịch sử công tác, hồ sơ lương, đánh giá hiệu suất, hồ sơ kỷ luật) để hình thành cơ sở dữ liệu nhân viên tối thiểu 10 năm hoặc vĩnh viễn tùy thuộc vào tính chất của từng loại dữ liệu, nhằm phục vụ các mục đích sau: (i) Tuân thủ thời hạn lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo quy định của pháp luật về Thuế, Bảo hiểm xã hội, Kế toán và Lưu trữ.; (ii) Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của ZME trong trường hợp phát sinh khiếu nại, thanh tra, kiểm tra hoặc tranh chấp pháp lý sau khi chấm dứt quan hệ lao động (bao gồm cả việc hết thời hiệu khởi kiện); (iii) Thực hiện việc xác nhận lịch sử làm việc khi Người lao động hoặc người sử dụng lao động mới của họ có yêu cầu; (iv) Phục vụ công tác an ninh nội bộ, ngăn ngừa rủi ro và quản lý danh sách không đáp ứng tiêu chuẩn tái tuyển dụng của ZME đối với các trường hợp vi phạm kỷ luật, gian lận hoặc gây thiệt hại cho công ty.

9. QUYỀN CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU

Chủ thể dữ liệu có thể thực hiện các quyền sau đây liên quan đến Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu theo Chính Sách và quy tắc nội bộ của ZME tại từng thời điểm, phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam hiện hành:

• 9.1 Quyền được biết: Chủ thể dữ liệu được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.
• 9.2 Quyền đồng ý và rút lại sự đồng ý: Chủ thể dữ liệu được quyền đồng ý hoặc không đồng ý, yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý Dữ liệu cá nhân, trừ các trường hợp cụ thể theo quy định của pháp luật áp dụng.
• 9.3 Quyền truy cập: Phù hợp với điều kiện kỹ thuật cho phép, Chủ thể dữ liệu được quyền xem hoặc truy cập để xem các Dữ liệu cá nhân Chủ thể dữ liệu cung cấp cho ZME khi trong hoạt động tuyển dụng, quản lý và sử dụng lao động, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• 9.4 Quyền chỉnh sửa: Chủ thể dữ liệu được quyền chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa Dữ liệu cá nhân do Chủ thể dữ liệu cung cấp cho ZME khi xác lập quan hệ lao động với ZME, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• 9.5 Quyền xóa dữ liệu: Chủ thể dữ liệu được quyền yêu cầu xóa hoặc hủy Dữ liệu cá nhân của mình (dữ liệu cá nhân do Chủ thể dữ liệu cung cấp cho ZME trong quá trình tuyển dụng), trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc có thỏa thuận khác giữa ZME với Chủ thể dữ liệu. Trong những trường hợp cụ thể về việc xóa dữ liệu của Chủ thể dữ liệu, Chúng tôi có thể không thực hiện được một số hoạt động liên quan đến việc tuyển dụng cho Chủ thể dữ liệu. ZME sẽ thực hiện xóa, hủy dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu theo quy định của khoản 6.5 Điều 6 Chính sách này và quy định hiện hành. Trường hợp không thể thực hiện, ZME sẽ thông báo tới Chủ thể dữ liệu theo thỏa thuận và quy định pháp luật.
• 9.6 Quyền hạn chế xử lý dữ liệu: Chủ thể dữ liệu được yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân của mình khi có cơ sở để nghi ngờ phạm vi, mục đích xử lý dữ liệu cá nhân hoặc tính chính xác của dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật. Phù hợp với điều kiện kỹ thuật cho phép, ZME sẽ thực hiện yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu nhưng không áp dụng đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân trước thời điểm Chủ thể dữ liệu đưa ra yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc việc thực hiện quyền của Chủ thể dữ liệu vi phạm nguyên tắc tại khoản 3 Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• 9.7 Quyền rút lại sự đồng ý: Chủ thể dữ liệu được quyền yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình khi có cơ sở để nghi ngờ phạm vi, mục đích xử lý dữ liệu cá nhân hoặc tính chính xác của dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật. Phù hợp với điều kiện kỹ thuật cho phép, ZME sẽ thực hiện yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu nhưng không áp dụng đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân trước thời điểm Chủ thể dữ liệu đưa ra yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc việc thực hiện quyền của Chủ thể dữ liệu vi phạm nguyên tắc tại Khoản 3 Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• 9.8 Quyền cung cấp dữ liệu: Chủ thể dữ liệu được quyền yêu cầu ZME cung cấp cho bản thân hoặc đồng ý cho ZME cung cấp dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khác. Phù hợp với điều kiện kỹ thuật cho phép, việc cung cấp Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu sẽ được ZME thực hiện trong thời hạn quy định cho phép, trừ trường hợp không cung cấp dữ liệu theo quy định pháp luật hoặc pháp luật có quy định khác.
• 9.9 Quyền phản đối xử lý dữ liệu: Chủ thể dữ liệu được quyền gửi yêu cầu phản đối xử lý Dữ liệu cá nhân của mình nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế tiết lộ dữ liệu cá nhân hoặc lý do khác theo quy định pháp luật. ZME sẽ thực hiện yêu cầu phản đối của Chủ thể dữ liệu trong thời hạn pháp luật cho phép, trừ trường hợp không thực hiện theo quy định pháp luật hoặc việc thực hiện quyền của Chủ thể dữ liệu vi phạm nguyên tắc tại Khoản 3 Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• 9.10 Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, bồi thường thiệt hại: Chủ thể dữ liệu có quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại do quá trình xử lý Dữ liệu cá nhân gây ra theo quy định pháp luật.
• 9.11 Quyền tự bảo vệ: Chủ thể dữ liệu có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân thực hiện các biện pháp, giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình theo quy định pháp luật.
• 9.12 Các quyền khác theo Chính sách này và theo quy định pháp luật.
• Chủ thể dữ liệu có thể thực hiện các quyền của mình thông qua Quy trình xử lý yêu cầu của Chủ thể Dữ liệu cá nhân (đính kèm Chính sách này). Chủ thể dữ liệu hiểu và đồng ý rằng sẽ không thực hiện bất kỳ quyền nào nêu trên nếu việc thực hiện quyền đó của Chủ thể dữ liệu gây thiệt hại hoặc làm ảnh hưởng hoặc có thể dẫn đến gây thiệt hại/làm ảnh hưởng đến các hoạt động và/hoặc lợi ích của ZME. Trường hợp Chủ thể dữ liệu rút lại sự đồng ý của mình về việc xử lý dữ liệu cá nhân, yêu cầu xóa dữ liệu, thực hiện các quyền có liên quan khác đối với bất kỳ hoặc tất cả các dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu thì các hành động đó có thể làm:
• (i) Ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý của hợp đồng, quan hệ pháp lý của ZME và Chủ thể dữ liệu;
• (ii) Hoạt động quản lý, sử dụng lao động của ZME đối với Chủ thể dữ liệu bị giới hạn, hạn chế, tạm ngừng, hủy bỏ tùy từng trường hợp. Việc thay đổi này có thể dẫn đến các phí tổn, thiệt hại mà Chủ thể dữ liệu, ZME và/hoặc bên thứ ba sẽ phải gánh chịu.
• ZME sẽ tiếp tục sử dụng Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu trong phạm vi còn lại được yêu cầu (nếu có) hoặc theo quy định của pháp luật.

10. NGHĨA VỤ CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU

• 10.1 Tuân thủ các quy định pháp luật, quy định của ZME liên quan đến Xử lý Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu.
• 10.2 Cung cấp cũng như đảm bảo có quyền cung cấp hợp pháp một cách đầy đủ, trung thực, chính xác Dữ liệu cá nhân, các thông tin khác theo yêu cầu của ZME trong hoạt động tuyển dụng, quản lý, sử dụng lao động và khi có thay đổi về các thông tin này. Trong trường hợp có bất kỳ thông tin sai lệch, không chính xác hoặc không thống nhất nào do Chủ thể dữ liệu cung cấp hoặc không thông báo khi có thay đổi về các thông tin này, ZME không chịu trách nhiệm đối với hậu quả phát sinh làm ảnh hưởng hoặc hạn chế quyền và lợi ích hợp pháp của Chủ thể dữ liệu. Trường hợp không thông báo, nếu có phát sinh rủi ro, tổn thất thì Chủ thể dữ liệu chịu trách nhiệm về những sai sót hay hành vi lợi dụng, lừa đảo hoặc do không cung cấp đúng, đầy đủ, chính xác, kịp thời sự thay đổi thông tin; bao gồm cả thiệt hại về tài chính, chi phí phát sinh do thông tin cung cấp sai hoặc không thống nhất.
• 10.3 Phối hợp với chúng tôi, cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc bên thứ ba trong trường hợp phát sinh các vấn đề ảnh hưởng đến tính bảo mật Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu.
• 10.4 Tự bảo vệ Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu; yêu cầu các tổ chức, cá nhân khác có liên quan bảo vệ Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu; chủ động áp dụng các biện pháp nhằm bảo vệ Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu trong quá trình ứng tuyển; thông báo kịp thời cho chúng tôi khi phát hiện thấy có sai sót, nhầm lẫn về Dữ liệu cá nhân hoặc nghi ngờ Dữ liệu cá nhân đang bị xâm phạm.
• 10.5 Tôn trọng, bảo vệ Dữ liệu cá nhân của người khác.
• 10.6 Tự chịu trách nhiệm đối với những thông tin, dữ liệu mà Chủ thể dữ liệu tạo lập, cung cấp trên không gian mạng; tự chịu trách nhiệm trong trường hợp Dữ liệu cá nhân bị rò rỉ, xâm phạm do lỗi của mình.
• 10.7 Thường xuyên cập nhật các quy định, chính sách liên quan đến việc bảo vệ và Xử lý Dữ liệu cá nhân của ZME trong từng thời kỳ.
• 10.8 Thực hiện quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và tham gia phòng, chống các hành vi vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• 10.9 Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của Chủ thể dữ liệu phải nhằm mục đích bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của chính mình.
• 10.10 Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của Chủ thể dữ liệu không được gây khó khăn, cản trở việc thực hiện quyền, nghĩa vụ pháp lý của ZME với vai trò bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân; không được xâm phạm đến quyền, lợi ích hợp pháp của Nhà nước, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác.
• 10.11 Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

11. ĐIỀU KHOẢN CHUNG

• 11.1 Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày 1/1/2026 và được thông qua bởi Ban lãnh đạo Công ty và được lưu tại trụ sở Công ty đồng thời đăng tải công khai trên Trang web chính thức của ZME. Chủ thể dữ liệu hiểu và đồng ý rằng, Chính sách này có thể được sửa đổi theo từng thời kỳ và được công khai trên Trang web chính thức của ZME trước khi áp dụng.
• 11.2 Chính sách này có hiệu lực áp dụng với Chủ thể dữ liệu kể từ thời điểm Chủ thể dữ liệu ký hoặc xác nhận bằng phương thức điện tử. Chủ thể dữ liệu cam kết đã đọc, hiểu rõ, cam kết thực hiện nghiêm túc và đồng ý với toàn bộ nội dung Chính sách này và không kèm theo điều kiện nào. Các vấn đề chưa được quy định được thực hiện theo quy định pháp luật, hướng dẫn của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và/hoặc các sửa đổi, bổ sung Chính sách này trong từng thời kỳ.
• 11.3 Không phụ thuộc vào hiệu lực của các hợp đồng, thoả thuận, văn kiện khác giao kết, xác lập giữa Chủ thể dữ liệu và ZME, Chính sách này luôn có hiệu lực áp dụng với Chủ thể dữ liệu cho đến khi các Mục đích xử lý dữ liệu được hoàn thành và có thoả thuận chấm dứt xử lý dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu với ZME và/hoặc khi quy định nội bộ của ZME, quy định pháp luật có liên quan quy định chấm dứt xử lý, xoá, huỷ toàn bộ Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu.
• 11.4 Để bảo vệ quyền và lợi ích của Chủ thể dữ liệu, Chủ thể dữ liệu cần cung cấp các tài liệu, giấy tờ có liên quan và ZME có thể tiến hành một số hoạt động xác minh các thông tin, tài liệu cần thiết trước khi thực hiện các yêu cầu thực hiện quyền của Chủ thể dữ liệu.
• 11.5 Chủ thể dữ liệu đã đọc, hiểu, đồng ý và cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản, điều kiện được nêu tại Chính sách này. Các vấn đề chưa được quy định được thực hiện theo quy định pháp luật, hướng dẫn của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và/hoặc các sửa đổi, bổ sung Chính sách này trong từng thời kỳ.
• 11.6 Nếu phát sinh tranh chấp, các bên sẽ chủ động thương lượng trên tinh thần thiện chí, hợp tác. Trường hợp không thương lượng được, các bên có quyền yêu cầu Tòa án có thẩm quyền giải quyết theo quy định pháp luật.
• 11.7 Trường hợp Chủ thể dữ liệu có bất kỳ ý kiến thắc mắc về các thông tin được đề cập tại Chính sách này hoặc các vấn đề liên quan đến quyền của Chủ thể dữ liệu hoặc xử lý Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu, Chủ thể dữ liệu vui lòng thực hiện một trong các cách thức sau:
• a. Trực tuyến qua địa chỉ thư điện tử: hcns@zme.com.vn, Hotline: 024 3795 7142
• b. Trực tiếp tại trụ sở ZME: OF03-11, tầng 3, tòa nhà West point W1-W2, đường Phạm Hùng, phường Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam
• 11.8 Cụ thể cách thức thực hiện được nêu rõ trong Quy trình xử lý yêu cầu của Chủ thể dữ liệu cá nhân của ZME đính kèm cùng Chính sách này.

QUY TRÌNH XỬ LÝ YÊU CẦU CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

(Ban hành kèm theo Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hoạt động tuyển dụng, quản lý, sử dụng lao động của Công ty cổ phần ZME)

1. Mục đích

Quy trình này quy định trình tự, trách nhiệm và thời hạn xử lý các yêu cầu của Chủ thể dữ liệu nhằm đảm bảo Công ty cổ phần ZME (sau đây gọi tắt là “ZME”) tuân thủ đầy đủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và các quy định pháp luật liên quan.

Quy trình này là một phần không thể tách rời Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hoạt động tuyển dụng, quản lý, sử dụng lao động của ZME, các điều khoản Hợp đồng, Thỏa thuận ràng buộc mối quan hệ giữa ZME và Chủ thể dữ liệu.

2. Phạm vi áp dụng

Chủ thể dữ liệu có quyền yêu cầu Công ty thực hiện các quyền nêu tại Điều 9 Chính sách đối với Dữ liệu các nhân của mình theo quy định của pháp luật hiện hành, bao gồm:

• a. Quyền yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý Dữ liệu cá nhân;
• b. Quyền xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa Dữ liệu cá nhân;
• c. Quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu;
• d. Quyền yêu cầu xóa, hạn chế xử lý Dữ liệu cá nhân; gửi yêu cầu phản đối xử lý Dữ liệu cá nhân.

3. Thủ tục, quy trình xử lý yêu cầu của Chủ thể dữ liệu

• 3.1 Tiếp nhận yêu cầu của Chủ thể dữ liệu
• ZME tiếp nhận yêu cầu của Chủ thể dữ liệu qua các kênh sau:
• a. Trực tuyến qua địa chỉ thư điện tử: hcns@zme.com.vn, Hotline: 024 3795 7142
• b. Trực tiếp tại trụ sở ZME: OF03-11, tầng 3, tòa nhà West point W1-W2, đường Phạm Hùng, phường Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam
• c. Biểu mẫu yêu cầu: Quy định cụ thể tại Phụ lục của Quy trình này.
• 3.2 Xác nhận yêu cầu
• Kể từ khi nhận được yêu cầu, bộ phận Hành chính nhân sự của ZME lập phiếu tiếp nhận yêu cầu của Chủ thể dữ liệu gửi đến bộ phận phụ trách về bảo vệ Dữ liệu cá nhân của ZME trong vòng 24 giờ kể từ lúc nhận được yêu cầu.
• Bộ phận phụ trách về bảo vệ Dữ liệu cá nhân sẽ xác nhận yêu cầu và phản hồi xác minh các thông tin cần thiét với Chủ thể dữ liệu theo thời gian quy định tại mục 3.3 Quy trình này.
• 3.3 Phản hồi yêu cầu

• Trường hợp cần gia hạn thời gian xử lý thì tùy theo tính chất, mức độ phức tạp của yêu cầu mà ZME sẽ thông báo đến Chủ thể dữ liệu qua email về việc gia hạn thời hạn xử lý phù hợp. Tuy nhiên, ZME cần nêu rõ lý do cần gia hạn và chịu trách nhiệm chứng minh về việc gia hạn là cần thiết và hợp lý.
• Chủ thể dữ liệu hiểu và đồng ý rằng: (i) ZME sẽ chỉ thực hiện yêu cầu của Chủ thể dữ liệu trong khoảng thời gian phù hợp với quy định của luật định khi yêu cầu đó của Chủ thể dữ liệu là hợp pháp, đầy đủ và hợp lệ; và (ii) phụ thuộc vào quyền của ZME khi được viện dẫn đến bất kỳ sự miễn trừ và/hoặc ngoại lệ nào theo quy định pháp luật.
• 3.4 Thông báo và hoàn tất
• Công ty sẽ gửi thông báo qua email hoặc đường bưu điện đến địa chỉ của Chủ thể dữ liệu (nếu có yêu cầu cụ thể) bao gồm:
  • Kết quả xử lý (thành công/thất bại);
  • Lý do, nếu yêu cầu bị từ chối một phần hoặc toàn bộ, kèm hướng dẫn khiếu nại;
  • Cung cấp dữ liệu, nếu là yêu cầu truy cập.

4. Một số lưu ý khi thực hiện quyền của Chủ thể dữ liệu

• 4.1 ZME có quyền từ chối thực hiện các yêu cầu của Chủ thể dữ liệu trong một số trường hợp nhất định, bao gồm nhưng không giới hạn ở trường hợp:
• a. Chủ thể dữ liệu không thực hiện đúng trình tự, thủ tục do ZME hướng dẫn trong đó nội udng yêu cầu thiếu thông tin hoặc không hợp lệ;
• b. Chủ thể dữ liệu không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ các giấy tờ, tài liệu để xác minh danh tính; hoặc
• c. Trong trường hợp ZME đánh giá có dấu hiệu gian lận, vi phạm về bảo vệ Dữ liệu cá nhân; hoặc
• d. Quy định của pháp luật không cho phép thực hiện yêu cầu của Chủ thể dữ liệu.
• 4.2 Khi nhận được yêu cầu từ Chủ thể dữ liệu về việc thực hiện (các) quyền liên quan đến Dữ liệu cá nhân, ZME sẽ thông báo cho Chủ thể dữ liệu về những hậu quả có thể xảy ra khi yêu cầu của Chủ thể dữ liệu được thực hiện. Vì mục đích bảo mật, Chủ thể dữ liệu có thể cần phải đưa ra yêu cầu của mình bằng văn bản hoặc sử dụng phương pháp khác để chứng minh và xác thực hanh tính của Chủ thể dữ liệu. ZME có thể yêu cầu Chủ thể dữ liệu xác minh danh tính trước khi xử lý yêu cầu của Chủ thể dữ liệu.
• 4.3 ZME sẽ phản hồi yêu cầu của Chủ thể dữ liệu trong thời hạn quy định của pháp luật sau khi tiếp nhận đầy đủ thông tin yêu cầu. Trong trường hợp không thể thực hiện được trong khoảng thời gian nêu trên, ZME sẽ nhanh chóng thông báo cho Chủ thể dữ liệu được biết.
• 4.4 Nếu Chủ thể dữ liệu có cơ sở để cho rằng việc xử lý Dữ liệu cá nhân của mình là vi phạm quy định pháp luật về bảo vệ Dữ liệu cá nhân thì Chủ thể dữ liệu có quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc yêu cầu bổi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.
• 4.5 ZME có quyền từ chối thực hiện yêu cầu xóa Dữ liệu cá nhân nếu Chủ thể dữ liệu không cung cấp đầy đủ các thông tin và tài liệu đểPhản xác minh danh tính, hoặc lý do yêu cầu xóa Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu không thuộc các trường hợp phải xóa Dữ liệu cá nhân nêu trên hoặc Dữ liệu cá nhân không được xóa theo quy định pháp luật như sau:
• a. Pháp luật quy định không cho phép xóa dữ liệu;
• b. Dữ liệu cá nhân được xử lý bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho mục đích phục vụ hoạt động của cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật;
• c. Dữ liệu cá nhân đã được công khai theo quy định của pháp luật;
• d. Dữ liệu cá nhân được xử lý nhằm phục vụ yêu cầu pháp lý, nghiên cứu khoa học, thống kê theo quy định của pháp luật;
• e. Trong trường hợp tình trạng khẩn cấp về quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội, thảm họa thiên tai, dịch bệnh nguy hiểm; khi có nguy cơ đe dọa an ninh, quốc phòng nhưng chưa đến mức ban bố tình trạng khẩn cấp; phòng, chống bạo loạn, khủng bố, phòng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật;
• f. Cần phải ứng phó với tình huống khẩn cấp đe dọa đến tính mạng, sức khỏe hoặc sự an toàn của chính Chủ thể dữ liệu hoặc cá nhân khác.
• 4.6 Chủ thể dữ liệu có thể yêu cầu ZME thực hiện đồng thời các quyền mà Chủ thể dữ liệu được pháp luật cho phép.